Ефективності можна навчитися
Від будь-якого керівника потрібно правильне виконання завдань - ефективність. Люди з блискучими розумовими здібностями можуть виявитися неефективними працівниками. Розум, уяву і знання тільки в поєднанні з ефективністю втілюються в результати.
До недавнього часу основною проблемою організації була продуктивність діяльності працівників фізичної праці. За останню сотню років ми навчилися її вимірювати і багаторазово збільшили продуктивність окремого робітника. В основі діяльності сучасних організацій лежить інтелектуальна праця.
- Його не можна виміряти за допомогою критеріїв, виведених для фізичної праці;
- Чи не піддається кількісному вимірюванню;
- Чи не вимірюється по виробленим затратам;
- Внесок керівників не залежить від кількості підлеглих;
- Ефективність - це результати, а не обсяг управлінської роботи.
У книгах з розвитку управлінського персоналу представляють портрет «керівника завтрашнього дня» як «людини на всі часи», в таких людях світ завжди відчував великий недолік. Потрібно універсальний геній:
- Той, хто вміє проводити аналіз;
- Приймати рішення;
- Працювати з людьми;
- Творчо мислити;
- Добре розбиратися в математиці;
- Розуміти характерні особливості своєї компанії і структури управління.
Компанії набирають людей, в кращому випадку мають одним з бажаних якостей. Формуйте організацію так, щоб будь-яка людина, сильний в тій чи іншій сфері, міг використовувати свої навички та здібності в роботі. Робіть ставку на розширення горизонтів діяльності людей за допомогою доступних їм знарядь праці. Не розраховуйте на різкий стрибок у розвитку особистих здібностей.
Відмітна риса ефективних керівників - вміння досягати позитивного результату в усьому. П'ять звичок, які необхідно виробити керівнику, щоб працювати ефективно:
- Знайте, на що витрачається ваш час. Працюйте над управлінням часом, підвищенням його ефективності.
- Концентруйтеся на досягненнях, що виходять за рамки організації. Націлюйтеся не на виконання роботи, а на кінцевий результат.
- Розвивайте сильні сторони - свої власні, своїх начальників, колег, підлеглих. Не зациклюйтеся на слабкостях, не починайте з завдань, які не в змозі вирішити.
- Концентруйтеся на сферах, в яких високоякісна робота приведе до видатних результатів. Визначайте пріоритети і не відступайте від них.
- Приймайте ефективні рішення. Правильні рішення - це система, ряд правильних кроків у правильній послідовності. Ефективне рішення засноване на розбіжності думок, а не на консенсусі. Швидкі рішення - помилкові рішення. Рішень повинне бути небагато, але вони повинні бути фундаментальними. Необхідна правильна стратегія, а не винахідливі прийоми.
Розподіляйте свій час
Ресурс часу незамінний! Навчіться керувати своїм часом - спочатку як можна точніше визначте, на що воно фактично витрачається і максимально скоротіть його непродуктивне використання. Консолідуйте час, яке можете контролювати, в укрупнені блоки, не робіть 20 блоків, зробіть 5.
Процес управління часом складається з трьох етапів.
Реєстрація часу
Враховуйте кількість часу, витраченого на роботу, аналізуйте свою ефективність.
Перший крок до підвищення ефективності роботи керівника - це точна реєстрація фактичних витрат часу. Регулярно реєструйте свої тимчасові витрати.Виявити найбільш непродуктивні заняття і позбудьтеся від них. Після кожної перевірки складайте новий робочий графік. Задайте собі діагностичні питання:
- Що трапиться, якщо цього не робити взагалі? Якщо відповідь «нічого» - відмовтеся від цієї справи.
- Якими видами діяльності, за які я відповідаю, може зайнятися інша людина і виконати роботу не гірше, а то і краще, ніж я?
- Які мої дії витрачають час, не приносячи користі роботі?
Керування часом
Складайте план для корисних і потрібних справ. Погане управління витрачає насамперед ваш час.
- Виявити непродуктивні витрати часу через відсутність системи або недалекоглядності. Повторюються з року в рік кризи в роботі - хороший сигнал для вжиття заходів. Криза, який трапився вдруге, більше виникнути не повинен.
- Слідкуйте за тим, щоб робочої сили не було занадто багато - це зменшує ефективність. У таких випадках працівники витрачають більше часу на «взаємодія», ніж на роботу. Якщо керівники витрачають більше десятої частини свого часу на рішення «проблем людських взаємин» - колектив занадто великий.
- Зайва кількість зібрань - показник поганої організації роботи. Завдання повинно бути цілісним, розламувати його на кілька підзавдань, коли відповідальність ділиться між багатьма людьми і інформація не доходить до тих, кому вона дійсно необхідна. Зборів повинні стати не правилом, а винятком з правил.
Консолідація часу
Згрупуйте справи в великі тимчасові блоки. Робочий час буде витрачено безрезультатно, якщо воно роздроблене на блоки по 15-30 хвилин. Для консолідації блоків часу існує безліч способів. Можна один день в тиждень працювати вдома; планувати зборів, перевірки, обговорення різних проблем на два дні тижня; складати графік денного навантаження щоранку, перед відходом на роботу.
Дискреційне час йде на виконання справ, що приносять найвищу віддачу. Оцініть, будь його кількість є у вашому розпорядженні. Виділіть цільні блоки часу на проведення конкретних заходів. Постійно переглядайте свій графік і позбавляйтеся від найменш продуктивних видів діяльності.
Не залишайте план на папері - працюйте з ним постійно.
Керівникам часто доводиться займатися малоефективними, але необхідними справами: розмовами з найкращими клієнтами, участю в зборах підлеглих, наданням довідок ... Намагайтеся доручати такі справи відповідальним підлеглим. Для досягнення реальних результатів працівник розумової праці повинен зосередитися на здобутках і цілі роботи всієї організації.
Який внесок я можу внести в успіх моєї організації?
Пам'ятайте про свою відповідальність перед компанією. Людина, який фокусує всю свою увагу на поточних зусиллях і постійно підкреслює свої повноваження і владу, - всього лише підлеглий, яким би високим не був його статус в організації.
Особисті обов'язки керівника
Кожній організації необхідно досягати успіху в трьох основних сферах:
- Безпосередні результати;
- Вироблення цінностей і їх підтвердження;
- Підготовка співробітників для роботи в майбутньому. Якщо організація дає збій на одному з цих напрямків, то спочатку вона виявиться в стані застою, а потім припинить своє існування. Саме в ці сфери повинен вносити свій вклад керівник.
Нездатність або небажання змінюватися відповідно до вимог нової посади - поширена причина невдачі керівника. Змінюються не тільки результати, на які спрямована його діяльність, змінюється загальна важливість трьох основних параметрів успішного праці.
Як підвищити ефективність спеціаліста
Потрібно дати фахівцеві можливість ефективно працювати в своїй ніші.Він повинен чітко зрозуміти, хто буде використовувати підсумки його праці і що потрібно знати і розуміти користувачеві, щоб зробити свою роботу продуктивно. Необхідно подбати про практичної застосовності свого продукту. Головне - не плодити універсалів, «майстрів на всі руки».
Правильні міжособистісні відносини
Правильні міжособистісні відносини виникають, коли в роботі і стосунках з оточуючими керівник зосереджується на своєму вкладі в загальну справу. Вимоги до ефективних міжособистісних взаємин:
- комунікація;
- Командна робота;
- саморозвиток;
- Розвиток інших людей.
Ефективне збори
Головне правило - спочатку зорієнтуйте збори на конкретний результат.
Ефективний керівник повинен чітко знати, чого він хоче досягти завдяки зборам, доповіді або презентації. Зміст таких заходів має ретельно продумувати і заздалегідь доводиться до відома учасників.
Як зміцнити сильні сторони
Для досягнення результатів використовуйте всі можливі сильні сторони підлеглих, партнерів, начальства і свої власні. Зробіть сильні сторони максимально продуктивними.
Підбір працівників на підставі їх сильних сторін
Правила підбору персоналу:
1. Посада, на якій вже змінилося два або три людини, відмінно справляється зі своїми обов'язками на попередніх місцях роботи, слід вважати нездійсненним. Змініть її.
2. Зробіть кожну посаду масштабної і значущою. Робоче завдання повинно бути настільки широким, щоб всі сильні якості працівника проявилися в повну силу - це виявить в кандидата його сильні сторони.
3. Починайте роботу з людьми, розкриваючи і правильно використовуючи їх потенціал, а не доручаючи їм стандартні обов'язки. Не намагайтеся оцінити потенціал працівника, потенціал - це тільки обіцянка. Успішні керівники розробляють власні форми оцінки, які складаються з перерахування досягнень працівників на їх колишніх посадах і чотирьох питань:
- Що він робить добре?
- Що ще він може робити добре, виходячи зі своїх здібностей?
- Що йому потрібно, щоб навчитися в повній мірі використовувати свої сильні сторони?
- Якби у мене були діти, хотів би я, щоб вони в майбутньому працювали у цієї людини? Чому?
4. Щоб використовувати сильні сторони, потрібно вміти миритися зі слабкостями.
5. Уникайте небезпечної пастки - створення посад під конкретну людину.
Як управляти своїм начальником
Акцент на сильних сторонах свого керівника, тобто створення йому умов для дій, на які він здатний, робить ефективнішою роботу як його самого, так і підлеглого.
Якщо сильна сторона начальника - це здатності в сфері політики на посаді, де політика має визначальне значення, насамперед ознайомте його з політичним аспектом ситуації. Він зрозуміє, про що йде мова, і ефективно використовує свою сильну сторону з урахуванням нового напряму політики.
Підвищення власної ефективності
Займайтеся тим, що ви вмієте робити краще за все, постійно шукайте, що можна ще зробити.
Ефективний керівник завжди спостерігає за своєю роботою, її результатами і намагається відстежити загальні тенденції: як ефективніше працювати з аудиторією або в будь-який час доби краще писати презентації, робити швидкі записи або ретельно опрацьовувати кожну пропозицію.
Щоб бути ефективним, необхідно розширювати сприятливі можливості і обмежувати проблеми. Стандарти для діяльності групи людей встановлюються на прикладі лідера - ваша діяльність повинна базуватися тільки на ваших сильних сторонах.
Всьому свій час
Головний секрет ефективності - концентрація. В першу чергу необхідно виконувати найважливіші справи і ніколи не робити кілька важливих справ одночасно. Необхідна жорстка самодисципліна, залізна сила волі і вміння говорити «ні».Це допоможе вам при вирішенні величезної кількості завдань.
Робити одну справу за один відрізок часу - значить робити його швидко. Люди, здатні переробити масу справ, різних за своїм характером, займаються ними по черзі.
Позбавляємося від вантажу вчорашнього дня
Систематичне позбавлення від старого - єдиний спосіб ефективно почати нове. Позбавтеся від минулих невдач; вчорашніх успіхів, які перестали бути продуктивними; видів діяльності, які не принесли бажаних результатів.
Проблема відомих організацій не в відсутності креативності. Найчастіше все їх працівники занадто зайняті вирішенням завдань вчорашнього дня. Стимулювання креативності буває успішним навіть в самих обмежених, просочених бюрократією структурах, якщо в них регулярно проводиться перевірка програм і видів діяльності на їх актуальність і будь-яка непродуктивна діяльність негайно припиняється.
Пріоритетні та інші питання
Визначення пріоритетів - завдання просте. Складніше визначити непріоритетна завдання, які слід відкласти і строго дотримуватися свого рішення. Сміливість, а не аналіз диктує дійсно важливі правила визначення пріоритетів:
- Обирайте майбутнє, а не минуле;
- Зосереджуйте на сприятливі можливості, а не на проблемі;
- Вибирайте власний напрямок, а не пливіть за течією, слідом за переможцями;
- Ставте цілі, які дадуть видимий результат, а не ті, що досягаються безпечно і просто.
Нав'язуйте власну першочерговість завдань, незважаючи на обмеження часу і обставин. Це єдина надія керівника стати господарем свого часу і обставин, а не їх рабом.
Процес прийняття рішень
Ефективні керівники мислять стратегічними і масштабними категоріями. Не ставте собі за мету вирішити поточні проблеми, не приймайте занадто багато рішень. Концентруйтеся тільки на найважливіших. Не прагніть до швидкого прийняття рішень.
Необхідно знати, коли рішення слід засновувати на принципі, а коли - виходити з потреб моменту і прагматичності. Найбільше часу в цьому процесі йде не на прийняття рішень, а на втілення їх в життя. Реалізація ефективного рішення повинна бути простою і максимально наближеною до можливостей середнього працівника.
Процес прийняття ефективних рішень:
- Запитайте себе: «Чи є ця ситуація характерною, або це виключення з правил?». Загальну характерну проблему вирішуйте через встановлення принципу. З винятками потрібно розбиратися, враховуючи конкретну ситуацію.
- Чітко визначайте, чого саме слід досягти завдяки конкретного рішення. Які цілі вона переслідує? Які мінімальні завдання перед ним ставляться? Яким умовам воно повинно задовольняти? Ефективне рішення повинно відповідати цілям, в іншому випадку воно неефективно і недоцільно.
- Починайте з того, що правильно, а не з того, що прийнятно. На кінцевій стадії все одно доводиться йти на компроміс. Якщо людина не знає, як відповідати граничним умовам, він не може зробити вибір між добром і злом компромісом, і це часто призводить до помилок.
- Впровадження рішення займає найбільше часу. Жодне рішення не буде ефективним, якщо з самого початку не будуть розроблені механізми його реалізації. Жодне рішення не можна вважати прийнятим, поки на когось не буде покладено відповідальність за його виконання. Втілення рішення в реальні дії вимагає відповідей на кілька запитань: «Кому слід знати про це рішення?», «Які дії слід зробити?», «Хто повинен буде їх здійснювати?», «Яким має бути дія, щоб люди, яким його доручають , зуміли його виконати? ». Дії повинні відповідати здібностям людей, яким буде доручено їх виконання.
- Передбачте систему зворотного зв'язку для постійної перевірки втілення в життя рішення і звірки з планом реалізації. Для ефективного зворотного зв'язку потрібна організована інформація, цифри і дані. Керівник повинен особисто перевіряти, як виконуються його рішення, в іншому випадку його діяльність буде неефективною.
Ефективні рішення
Будь-яке рішення - це вибір між варіантами. Для прийняття ефективного рішення зберіть максимальну кількість думок, підтверджених фактами. Виробляйте як в собі, так і в своїх колегах звичку визначати, на що слід звертати увагу, що потрібно вивчати і що перевіряти. Це основа будь-якого ефективного вирішення.
Ефективне рішення - не результат консенсусу в оцінці наявних фактів, це підсумок конфліктів різних думок, а також серйозного аналізу самих різних варіантів.
Розробка відповідного оціночного механізму пов'язана з певним ризиком. Щоб винести судження, потрібно мати варіанти для вибору. Тільки при наявності варіантів можна сподіватися на обгрунтований вибір.
Перше правило прийняття рішень - не приймайте рішення, поки не почуєте думок, суперечать вашому. Чому приймаючи рішення, слід наполягати на контраргументи:
- Це єдина можливість запобігти ситуації, коли особа, яка приймає рішення, стає полоненим організації. Спосіб вирватися з полону упереджень - забезпечити надходження задокументованих і ретельно продуманих заперечень.
- Тільки розбіжності забезпечують альтернативи запропонованого варіанту. Рішення без альтернативи - це всього лише хід зневіреного азартного гравця, наскільки б ретельно він не був продуманий. Подивіться на опозицію як на засіб для обмірковування варіантів рішення.
Кожне рішення - це втручання в налагоджену систему. Хороший керівник не буде ризикувати і приймати зайвих рішень. Рішення слід приймати, якщо без нього ситуація, швидше за все, погіршиться. Сприятливі можливості найчастіше ведуть до вдосконалення, ніж до радикальних змін.
Ви готові прийняти рішення, якщо: вимоги продумані, варіанти вивчені, ризики та переваги зважені, але цього не достатньо. У цій ситуації успішний керівник повинен не піддатися спокусі і провести дослідження даного питання ще раз.