Допоможіть читачеві - структуруйте думки у формі піраміди

При підготовці документа багато хто уявляє його майбутнє зміст, але не мають конкретного плану - що сказати і як це сформулювати. Вони просто починають писати, сподіваючись, що структура виникне сама по собі. Підсумок - безладне оповідання, в якому доведеться розбиратися читачеві.

Розум вважає за краще порядок. Навіть випадкові дані він розставляє в певному порядку.

Приклад. Стародавні греки бачили в скупченнях зірок фігури тварин, а не безладні точки.

Читаючи, людина автоматично намагається розставити інформацію в формі піраміди, фундамент якої - обґрунтування і аргументи, які підтверджують висновки. У цій формі читачеві простіше «переварити» інформацію.

Приклад. «Сидіння були холодні. Я мало не вплутався в бійку. Італія програла. Це був дійсно жахливий футбольний матч ». Такий «розповідь» дуже погано структурований, оскільки ключова думка вказується тільки в кінці.

За структурою піраміди спочатку вводиться узагальнення, а потім наводиться аргументація. Вищенаведений розповідь легше зрозуміти, якщо структурувати його інакше.

Приклад. «Це був дійсно жахливий футбольний матч: холодні сидіння, я мало не вплутався в бійку, і Італія програла».

Групуйте схожі ідеї, а потім висловлюйте кожну групу одним реченням

При побудові піраміди використовуйте підхід «знизу вгору»: спочатку перерахуйте всі тези, групуючи ті, що призводять до одного висновку. Потім висловіть кожну групу одним реченням. Кожне таке узагальнення - верхівка піраміди.

Повторіть процедуру для інших груп. В результаті основна думка всього документа буде виражена одним реченням. Ваша піраміда готова.

Приклад. Тези «наша клієнтська база зростає», «кожен клієнт купує більше» і «ми збільшили наші ціни», можна висловити одним реченням: «обсяг наших продажів росте». Потім можна згрупувати це узагальнення з іншими, наприклад, з «наші постійні витрати знижуються» і «наші змінні витрати знижуються», і висловити цю нову групу загальним пропозицією: «наші доходи зростають».

Угруповання і узагальнення - це просто, але потрібно дотримуватися основних правил:

1. Будь-яка думка, виражена в піраміді, повинна бути коротким описом згрупованих тез. Ніколи не використовуйте такі безглузді узагальнення, як «існує три причини виходу на ринок Австрії». Це зайва писанина, так як автор не потрудився узагальнити три причини для читача.
2. Тези в будь-якій групі повинні бути логічно схожі і перебувати на одному рівні абстракції. Тобто група не може складатися з «яблук», «фруктів» і «столу»: яблуко і стіл логічно не схожі, а «фрукти» - це абстрактний термін, що відноситься до більш високого рівня піраміди.

Обгрунтування: робіть висновки з ланцюжка даних методом дедукції

Будь-яке узагальнення в піраміді має викликати питання у читача, відповідь на який дається пізніше. Відповідь формулюється методом дедукції.

Дедукція - це процес міркування, при якому робляться висновки з припущень.

Приклад. З припущень «всі люди смертні» і «Голіаф - людина» випливає висновок про те, що «Голіаф смертний». Потім можна узагальнити весь процес дедуктивного міркування: «Голіаф - людина, вона смертна».

При рекомендаціях використовуйте зворотний порядок дедукції.

Приклад. «Ми повинні найняти кандидата, який вміє читати. Кандидат А вміє читати. Отже, ми повинні найняти кандидата А ». Так порядок допущення-допущення-висновок приховує головну інформацію до кінця.Рекомендації зазвичай виграють від зворотного порядку: «Ми повинні найняти кандидата А, оскільки нам потрібен той, хто вміє читати, а він уміє».

Незважаючи на те, що дедуктивне міркування - прямолінійний і природний процес, його не варто використовувати в складній аргументації, де необхідно кілька рівнів обґрунтувань для підтвердження припущень.

Якщо намагатися обгрунтувати висновок складного документа за допомогою дедукції, перше припущення, швидше за все, буде мати кілька рівнів обґрунтування, через які читач повинен буде «пробиратися», щоб підійти до другого допущенню. Такою логікою дуже важко слідувати.

Обгрунтування: робіть висновки з групи схожих тез методом індукції

Якщо узагальнення в піраміді не можна підтвердити дедукцією, використовуйте більш творчу форму міркування - індукцію. Індукція робить висновок з набору ідей, в деякому сенсі схожих.

Приклад. Висновок «Ейнштейн був генієм» підтверджується такими узагальненнями, як «вивчав теорію відносності», «досліджував гравітацію» і «вивчав космологічні постійну».

При індукції логічний порядок аргументів не настільки очевидний, як при дедукції. Щоб зробити думка інтуїтивно зрозумілою читачеві, порядок повинен визначатися основою угруповання. Якщо ви згрупували частини цілого, наприклад, підрозділи компанії, розташуйте їх на основі їх структури, подібно структурі організації.

Використовуйте принцип MECE (принцип взаємно виключають, спільно вичерпних положень). Тобто підрозділи компанії не будуть дублювати функції в декількох підрозділах, але при цьому об'єднані разом частини будуть описувати організацію, нічого не пропускаючи.

Якщо угруповання складається з рекомендацій, розташуйте їх в хронологічному порядку, починаючи з першого.

Приклад. При узагальненні «Найміть нового помічника», порядок угруповання: «Додайте вакансію, запросіть кандидатів на співбесіду, прийміть рішення про наймання».

Якщо ви класифікували елементи на основі певних загальних характеристик, розташуйте їх відповідно до рівня характеристики в кожному елементі.

Щоб сформулювати рекомендації, підходите до проблеми з систематичної точки зору і візуалізують її за допомогою логічних дерев

У ділових документах часто надаються рекомендацій щодо вирішення проблеми. Щоб сформулювати рекомендації, використовуйте прямолінійний процес вирішення проблеми.

1. Визначте проблему в чітких, вимірних величинах.

Приклад. «Фабрика втрачає три години робочого часу кожен день; якомога цього уникнути? ».

2. З'ясуйте, в чому саме полягає проблема.

Приклад. «Проблема не в людях або сировину, а в обладнанні: воно ламається кожен день».

3. копиця глибше - з'ясуйте, чому проблема існує.

Приклад. «Обслуговуючий персонал не проходить належної навчання». Це дозволяє визначити дії для вирішення проблеми. Наприклад, «Призначити відповідальних за навчання або запросити викладачів зі сторони».

Для вирішення проблеми можна її візуалізувати за допомогою логічного дерева. Логічне дерево - це спрощена схема зв'язків, розгалужених зліва направо.

Приклад. Дерево прибутку: слово «Прибуток» утворює стовбур дерева і розділяється на дві гілки: «Продажі» і «Витрати». «Витрати» розгалужуються на «Постійні» і «Змінні» і т.д.

Зрештою, дерево буде настільки докладним, що проблеми і їх джерела стануть очевидні. В даному прикладі, можна зрозуміти, що прибуток скорочується через зростання витрат на певні матеріали.

Структуруйте рекомендації на основі результату, якого можна досягти

Ви знайшли рішення проблеми читача. Тепер потрібно переконати його прийняти заходи. Формуйте рекомендації якомога переконливіше.

Даючи рекомендацію, ви вносите пропозицію до дії, поданого на досягнення бажаного результату.Групуйте дії на основі результату, якого прагнете досягти, і опишіть його так, щоб пізніше розуміти, чи був він досягнутий.

Приклад. Читач хоче збільшити свій прибуток.

Погано структуровані рекомендації виглядають так:

1. Вивчайте показники:

• продуктивність заводу;
• задоволеність споживачів.

2. Частіше проводьте навчання:

• персоналу заводу;
• співробітників відділу продажів.

У такій структурі дві основні проблеми: по-перше, хоча згруповані дії мають зовнішню схожість, вони спрямовані на досягнення різного результату; по-друге, бажані результати потрібно деталізувати, щоб згодом судити про те, чи були вони досягнуті.

Таким чином, наступна структура більш чітка і переконлива:

1. Збільшення обсягу продажів на 5% в наступному кварталі:

• вивчіть задоволеність споживачів;
• частіше проводите навчання співробітників відділу продажів.

2. Скорочення виробничих витрат на 2% в наступному кварталі:

• вивчіть продуктивність заводу;
• частіше проводите навчання персоналу заводу.

Тепер дії згруповані на основі бажаних результатів. Згодом можна легко судити, чи дійсно цілі були досягнуті.

Використовуйте введення, щоб в перші 30 секунд читання розповісти читачеві про ключові моменти документа

Кожен документ повинен починатися з короткого вступу, щоб розпалити інтерес читача і підготувати грунт для вирішення проблеми.

Найпростіший спосіб пробудити інтерес читача і допомогти зосередитися на документі - уявити введення в формі історії. Почніть з опису ситуації (поточного стану справ), позначте проблему і, нарешті, запропонуйте рішення.

Приклад. Ситуація - «ArgonEx розглядає можливість інвестування в нові шахти в Австрії». Проблема: «ArgonEx складно вийти на новий ринок». Щоб читач охоче погоджувався з вашими висловлюваннями, і ситуація, і складність повинні бути йому знайомі.

Проблема повинна викликати у читача такі питання, як «Що необхідно зробити?». Основний текст документа містить розгорнуту відповідь на це питання, але за перші 30 секунд читання повинно скластися загальне уявлення про вашу думку.

У вступі ви озвучите основну думку, а також найважливіші аргументи:

Приклад. «(Основний момент) ArgonEx можуть вийти на австрійський ринок, купивши існуючого учасника ринку, оскільки (1) дозвіл на гірничі роботи рідко видається іноземним компаніям, (2) місцеві гірничодобувні підприємства дешево розпродаються, і (3) в аналогічних ситуаціях конкуренти зазнали величезних втрат , намагаючись діяти самостійно ».

Використовуйте заголовки і форматування, щоб продемонструвати структуру піраміди

Щоб вести читача через структуру піраміди, спершу продемонструйте її. Найбільш популярний метод - заголовки, що вказують рівні та групи ідей. Використовуйте відступи, щоб підкреслити рівні піраміди, також часто додають десяткові числа (1, 1.1, 1.1.1). приклад:

Назва документу

Тут пишуть введення і вказують головний аргумент, а також основні ідеї розділів.

1. Перший розділ

Завжди представляйте будь-яку групу заголовків і ключові моменти.

1.1. перший підрозділ

Ідея даного підрозділу підкріплена наступними пронумерованими абзацами.

1.1.1. Підтверджує ідею першого підрозділу

1.1.2. Підтверджує ідею першого підрозділу

1.2. другий підрозділ

2. Другий розділ

2.1. перший підрозділ

2.2. другий підрозділ

Читачі, як правило, побіжно читають заголовки, тому не варто вкладати в них основну ідею. Робіть їх короткими, висловлюючи суть розділу. Коли використання заголовків здається занадто формальним, спробуйте підкреслити основні моменти, аргументи та ін. В тексті.

У дуже коротких повідомленнях (листах) відступи - найбільш підходящий спосіб передати просту структуру. приклад:

Для дзвінка в понеділок мені будуть потрібні наступні дані по Японії:

• Об'єм продажу
• витрати
• тенденції ринку

Використовуйте чіткі переходи між групами аргументів, щоб читач не втратив нитку

Навіть сама логічно продумана структура піраміди марна, якщо читач не встигає за нею. Переміщаючись між розділами і підрозділами, читач повинен знати, коли відбувається перехід. Один із способів - на початку нового розділу вказувати основні висновки попереднього.

Приклад. Якщо в останньому розділі є узагальнення «У ArgonEx занадто багато запасів», наступну главу про логістику можна почати так: «Крім занадто великої кількості запасів, логістичні процеси ArgonEx неефективні». Так читач зрозуміє, що ви перейшли на новий суб-сегмент піраміди.

Якщо глава особливо довга і складна, завершіть її коротким викладом основних моментів, перш ніж рухатися далі.

Якщо документ складається з рекомендацій, можна завершити його простим і практично здійсненним розділом "Наступні кроки".

Найголовніше

Ретельно структуруйте думки, перш ніж починати писати.

Як ефективно структурувати ідеї

• Допоможіть читачеві - вишиковуйте думки у формі піраміди;
• Групуйте схожі ідеї, а потім висловлюйте кожну групу одним реченням;
• Обгрунтування: робіть висновки з ланцюжка даних методом дедукції;
• Обгрунтування: робіть висновки з групи схожих тез методом індукції.

Як сформулювати корисні рекомендації

• Підходьте до проблеми з систематичної точки зору і візуалізують її за допомогою логічних дерев;
• Структуруйте рекомендації на основі результату, якого з їх допомогою можна досягти.

Як висловити словами бажану структуру

• Використовуйте введення, щоб в перші 30 секунд читання розповісти читачеві про ключові моменти;
• Використовуйте заголовки і форматування, щоб продемонструвати структуру піраміди;
• Використовуйте чіткі переходи між групами аргументів, щоб читач не втратив нитку.