Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»

Налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня і в неробочий час. Наприклад, 5 хвилин щогодини.

Під час відпочинку відверніться, щоб краще відновити сили. Замість того щоб сидіти в інтернеті, прогуляйтеся або зробіть кілька вправ.

Зробіть лінь творчої. У періоди ліні завантажте мозок інформацією з важливої ​​для вас творчої темі і лінуйтеся на 100%, не намагаючись вирішувати проблеми і не страждаючи докорами сумління.

Підвищіть ефективність сну, засинаючи і прокидаючись режиму і оптимізуючи його тривалість. Наш сон складається з декількох циклів тривалістю 1-1,5 години. Коли тривалість сну кратна довжині циклу, прокидатися набагато легше. Перед сном провітріть кімнату, не наїдайтеся і розвантажите мозок від денних турбот - погуляйте або почитайте художню книгу.

Застосовуйте «мікросон» протягом робочого дня. Біоритми людини мають два підйому і два спаду протягом дня. Перший спад відбувається в районі 13-15 годин, другий - ввечері. Якщо відпочити 10-15 хвилин під час першого спаду, робота піде набагато ефективніше.

Мотивація: як справлятися з неприємними завданнями

Щоб швидше виконати складні і неприємні завдання, навчитеся налаштовуватися на них, використовуючи «якоря», матеріальні прив'язки - музику, кольору, ритуали. Але не використовуйте «якір», пов'язаний з роботою, на відпочинку.

Застосовуйте «метод швейцарського сиру» - виконуйте завдання не в логічному порядку, а в довільному. Через деякий час в «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім просто.

Розбийте завдання на кілька частин і заохочуйте себе, закінчивши одну частину. Щодня з'їдайте мінімум одну «жабу» - виконуйте просту, але неприємну завдання. Зазвичай такі завдання накопичуються і стають проблемою. Якщо ж вирішувати одну з них щоранку, то вони швидко закінчаться і забезпечать гарний настрій на весь день.

Дробіть «слонів» (великі завдання) на «біфштекси» (частини). Якщо завдання величезна і нездійсненна, розділіть її на здійсненні частини. Виміряйте витрати часу на виконання «слонових» завдань. Фіксація кількісного показника підштовхує людину до дій.

«Спаліть кораблі» - створіть ситуацію, коли відмовитися від будь-якого завдання неможливо. Такі ситуації дозволяють людям деяких типів працювати більш ефективно.

Заведіть таблицю щоденних справ і відзначайте в ній виконані завдання. Занадто велика кількість пропусків з якого-небудь пункту подасть вам тривожний сигнал і змусить зробити необхідне.

Зробіть календарик-пінарік. У верхньому рядку напишіть цифрами прожиті роки, в нижній - майбутні, а в рядках таблиці - дні місяців. Щоранку, приступаючи до роботи, закреслює половину настав дня. Увечері - другу половину. Це допоможе вам відчути хід часу.

Цілі: як наблизити мрії до реальності

Визначте місію, сформулюйте особисті цінності і поставте довгострокові цілі. Замість «реактивного» підходу - реакції на зовнішні обставини, застосовуйте «проактивний» - вишиковуйте життя за своїм бажанням, активно впливайте на події.

Щоб визначитися з цілями, уявіть, яким ви хочете бачити ваш день через кілька років. Постарайтеся звільнитися від нав'язаних штампів - дорогих машин, годинників та інших атрибутів, - якщо вони не є для вас реальною цінністю.

Визначити цінності допоможе «мемуарнік». Записуйте в нього головні події життя. «Мемуарнік» дозволить вам сформувати список ключових цінностей і спонукає вас кожен день приділяти кілька хвилин питання про Головне.

Сформулюйте особисту місію в формі епітафії. Що зміниться в світі і залишиться після вас, коли все закінчиться?

Шукайте ваше покликання. Якщо місію ми можемо змінити, то покликання - немає. Покликання - це коли розумієш, що, крім тебе, цей віз НЕ вивезе ніхто. Їм може бути не тільки революційне відкриття, а й проста життєва завдання.

Виявити 5-7 ключових областей вашому житті, щоб побачити загальну структуру і встановити гармонію різних напрямків діяльності. Карта ключових областей схожа на дерево. Замість хаосу дрібних справ - ясні гілки з листям-справами.

Накресліть графік життєвих цілей по ключових областях і майбутнім років, щоб відстежувати, куди і як ви рухаєтеся. Іноді складно зрозуміти, чого хочеться, але краще трохи помилитися і згодом підкоригувати плани, ніж через роки зрозуміти, що час минув і нічого не досягнуто.

Найбільш близькі і зрозумілі цілі зробіть вимірними за допомогою техніки SMART:

• Specific - конкретні
• Measurable - вимірні
• Achievable - досяжні
• Realistic - актуальні
• Time-bound - обмежені в часі

Чітко визначте, чого ви хочете і в які терміни, а потім висловіть це в грошовому еквіваленті.

Робочий день: як організувати його в мінливому світі

Контекстне і середньострокове планування за методом «День - Тиждень» допоможе вам завжди укластися в термін.

Завданням, які складно прив'язати до певного часу, підійде контекстний підхід. Для кожної такої задачі заведіть окрему сторінку щоденника або категорію завдань в комп'ютеризованої системи планування.

При командній роботі зручні дошки контекстного планування, де у рядках перераховані проекти, а в стовпчиках - учасники команди. На їх перетині перераховуються завдання. Менеджер відразу побачить завдання, за які відповідає підлеглий, і питання, які необхідно обговорити.

Завдання з жорстким терміном виконання ефективніше планувати на рік, тиждень і день, дотримуючись правил переміщення завдань між розділами. Увечері, при плануванні наступного дня, проглядається розділ «Тиждень». Все актуальне переноситься в розділ «День». При плануванні наступного тижня проглядається розділ «Рік».

Такий підхід дозволяє не заганяти себе в жорсткі рамки і гарантує, що потрібна задача згадається під час перегляду розділів «Рік» і «Тиждень».

Розділ «Тиждень» можна доповнити наступними інструментами планування.

• Список завдань на найближчі кілька тижнів на окремій сторінці щоденника.
• Список завдань на стікерах в спеціальному розділі щоденника. Щодня переглядаючи розділ, переносите стікери з «дозріли» завданнями в наступаючий день в щоденнику.
• Оглядовий графік регулярних завдань.
• Дошка планування з завданнями на найближчі кілька тижнів.
• Планнинг зі списком «гнучких» завдань на тиждень поруч з «жорсткою» сіткою часу або закладка з «гнучкими» завданнями.

«Довгостроковий» розділ - це «стратегічна картонка» зі списком ключових цілей на найближчі півроку-рік. Вона може містити:

• план ключових заходів на рік;
• крайні терміни ключових проектів;
• список невеликих завдань з далеким терміном виконання, що не потрапили в контекстні розділи щоденника;
• графік днів народження, пам'ятних дат і т. п.

Аналогічно принципом «День - Тиждень» можна організувати роботу співробітників на дошці планування. Для цього в шпальтах перерахуйте співробітників, в рядках - горизонти планування, а на їх перетині - завдання.

Для контролю рутинних справ стане в нагоді таблиця, в рядках якої перераховані ці справи, а в стовпчиках - час, за яке їх потрібно виконати. На перетинах відзначаються зроблені і розпочаті справи. Пропуск такого завдання не грає великої ролі, але велика кількість пропусків відразу стане помітно.

Для виконання довгострокових завдань визначте, скільки часу в день на них піде, і введіть їх в тижневий план.Для цього візьміть загальний обсяг роботи, продуктивність праці, і обчисліть, скільки всього часу піде на задачу. Потім розділіть цей час на частини і упровадите їх в щотижневий план.

Планування: як вкладатися в терміни

Налаштуйте особисту систему планування робочого дня, використовуючи «жорсткі» і «гнучкі» завдання. Виділяйте 10 хвилин на створення повної картини завдань на день. План дня повинен бути зібраний в одному місці і обов'язково в письмовому вигляді. Формат і носій вибирайте до смаку. Головне - щоб він вам дійсно подобався, і до нього хотілося повертатися.

Протягом дня корегуйте план по обставинам. Складений план не догма, він потрібен для мінливих ситуацій.

Заведіть «стратегічну картонку» з ключовими довгостроковими цілями. На цей же лист можна виписувати завдання, не прив'язані до конкретного дня, щоб вони завжди були перед очима; тримати список актуальних контактів; виписувати «теми для роздумів» і т. д.

У плані дня розділяйте «жорсткі», «гнучкі» і «бюджетіруемих» завдання.

• «Жорсткі» - прив'язані до конкретного моменту.
• «Гнучкі» - не прив'язані до точного часу.
• «Бюджетіруемих» - великі і важливі завдання, що віднімають багато часу, у яких немає жорстких термінів виконання.

Плануйте спочатку жорсткі, потім бюджетіруемих, потім гнучкі завдання.

Виділіть 2-3 пріоритетні завдання в списку і почніть роботу з них. До пріоритетних справ відносяться термінові і контролюють роботу підлеглих. Виконання завдань в такому порядку дозволить зробити найбільш важливі справи, навіть якщо частина менш пріоритетних завдань залишиться невиконаним.

«Жорсткі» зустрічі плануйте з резервом часу. Погоджуйте з партнерами точність, з якою треба приходити на зустріч.

Запасайтеся надлишковою інформацією на випадок, якщо все піде не за планом. Це дозволить вам заощадити час, якщо партнер не зустріне вас, записаний мобільний буде недоступний, а в аеропорту вночі не виявиться жодного таксі.

Пріоритети: як відсіяти зайве і знайти час на головне

Навчіться відсівати зайві справи і виділяти ключові завдання. Розширте арсенал ваших «стратегій відмови», щоб очистити життя від непотрібних справ. Привчайте оточуючих до твердого "ні" без пояснення причин.

Використовуйте «здоровий пофігізм» і відкладайте зайві справи на якомога більш тривалий термін. Часто до їх виконання справа просто не доходить.

«Купуйте» час, наймаючи професіоналів. При цьому можна не наймати постійних помічників, а обмежитися разовими послугами.

Даючи завдання підлеглим, не ставиться в провину їм в обов'язок нагадувати вам про них. Самостійно створюйте огляд завдань і контролюйте їх виконання.

Використовуйте для пріоритезації завдань зважені оцінки. Визначте критерії і значимість кожного з них, щоб в сумі вони давали 100%. Потім оцініть завдання по кожному з критеріїв, помножте оцінки на значимість, складіть і отримаєте підсумкову оцінку. Потім відсортуйте завдання за цими оцінками.

Інформація: як керувати творчим хаосом

Впровадити техніки фільтрації, зберігання і оперативного переміщення інформації, що дозволяють тримати її під контролем.

Найчастіше повертайтеся до ключової інформації - виписуйте номера сторінок, думки, робіть ксерокопії, малюйте схеми.

Застосовуйте знання на практиці, і тільки після цього починайте читати наступну книгу.

У процесі читання розставляйте пріоритети - краще вдумливо прочитати кілька ключових розділів, ніж поверхово пробігти всю книгу.

Фільтрувати інформаційне сміття, що отримується з ЗМІ - намагайтеся отримувати тільки потрібну вам інформацію. Записуйте передачі і дивіться їх у зручний час і без реклами, менше часу проводите перед телевізором або в інтернеті.

Використовуйте електронну пошту, яка не вимагає он-лайн присутності. Ви можете написати, а адресат прочитати лист у зручний час.

Освойте метод сліпий десятипальцевий друку - ви почнете писати швидко і заощадите багато часу.

Вимкніть сповіщення про нові повідомлення електронної пошти, яке відволікає від поточних справ. Перевіряйте пошту 3-4 рази на день. Домовтеся з колегами про чіткому часу перевірки. Налаштуйте автоматичне сортування електронної пошти і приділяйте їй увагу в порядку пріоритетності.

Використовуйте папки електронної пошти як інструмент контролю «День - Тиждень». Розподіляйте листи за тематичними папок і залишайте у «Вхідних» не більше 15-20 найважливіших послань.

«Вирощують» порядок в документації методом обмеженого хаосу:

1. Створіть «місце хаосу» - входить накопичувач, куди складаються всі документи.
2. Очистіть «місце хаосу», вибравши самі легкоопределяемие типи документів, і поруч з місцем хаосу почне формуватися «місце порядку».

Заведіть картотеку думок. Накопичені думки можуть поєднуватися один з одним і народжувати нові. У міру розвитку будь-яких ідей, виділяйте їх в окремі напрямки.

Організуйте інформаційний простір відповідно до структури уваги людини. Свідомість може працювати тільки з одним об'єктом, предсознание - з 5-9, підсвідомість - з безліччю. Якщо ви наблизили щось до центру свого увагу, обов'язково віддаліть що-небудь від нього. Це дозволить оптимально витрачати вашу увагу.

Виділіть на робочому столі область для 5-9 основних поточних завдань, вхідний і вихідний накопичувачі, контекстні лотки і контрольні лотки за методом «День - Тиждень». По завершенні робочого дня розкладіть документи з вихідного накопичувача за тематичними папок.

Поглиначі: як знайти резерви часу

Використовуйте техніки виявлення поглиначів, що дозволяють задіяти резерви часу. Проведіть облік вашого часу протягом 2-3 тижнів, щоб зрозуміти, на що ви його витрачаєте. Приблизно раз на годину фіксуйте все справи з точністю до 5-10 хвилин. Дрібні перерви відзначайте галочками на полях.

Сформуйте 2-3 кількісних показника ефективності і відстежуйте їх у динаміці. Як тільки ви почнете наочно фіксувати кількісний показник, він стане змінюватися в кращу сторону.

Періодично проводите повторний хронометраж, щоб залишатися «в тонусі» і вчасно виправляти перекоси в особистому бюджеті часу.

Типовий резерв - час у дорозі. Наповнюйте транспортне та про відрядження час корисними для вас справами.

Майте план на випадок технічних форс-мажорів. Зламався комп'ютер - зробіть те, на що не вистачало часу. І обов'язково робіть резервні копії важливих даних.

Проводьте наради більш ефективно:

• визначте формат наради і не змішуйте різні формати в рамках одного наради;
• визначте коло учасників, лідера, що направляє хід дискусії і приймає рішення, і секретаря, що становить протокол;
• складіть список питань для обговорення;
• визначте тривалість наради і призначте відповідального за час;
• організуйте обстановку, обладнання та розсилку інформаційних матеріалів;
• всі питання, що обговорюються на нараді, подайте у вигляді схем;
• зафіксуйте і розішліть прийняті рішення, щоб повернутися до них на наступній нараді.

Пам'ятайте, що система управління часом вимагає постійного вдосконалення.

«ТМ-бацила»: як донести ТМ-ідею до оточуючих

Ми не досягнемо 100% ефективності, якщо не скоординуємо свій особистий тайм-менеджмент з оточуючими людьми. Донесіть «ТМ-бацилу» до оточуючих, щоб вони розумно використовували час. Порахуйте ціну свого часу і боріться за нього не менше жорстко, ніж за гроші.

Пропонуючи ТМ-ідеї вашому керівнику, показуйте їх корисність для справи, а не комфортність для вас. Почніть з інструментів, корисних і дешевих для шефа. Уявіть їх «в справі», а не в теорії. Ваша ідея повинна сама прийти в голову керівникові - це полегшить її прийняття.

Переконуйте підлеглих в дієвості тайм-менеджменту особистим прикладом. Мотивуйте його застосування - співробітники повинні зрозуміти, чому часом потрібно і можна управляти. Регулярно пропонуйте нові техніки.

Впроваджуйте ТМ-техніки поступово, використовуючи мінімум інструментів. Придумайте прості і швидкі "батоги і пряники». Спробуйте техніки на один працівника або підрозділі, щоб всі побачили реальні плюси і мінуси.

Для впровадження тайм-менеджменту в особисті відносини навчитеся домовлятися. Не намагайтеся нав'язати партнеру свої переваги, шукайте компроміси, що дозволяють врахувати смаки обох сторін.

Виділяйте час, щоб відновити свою енергію і працездатність. Очевидне для вас часом не є таким для іншої людини, тому чітко пояснюйте або записуйте принципи взаємин.

Пропонуйте тайм-менеджмент дітям у формі гри, розвиваючи в них «проактивний» підхід до життя.

ТМ-маніфест: від інструменту до ідеології

Застосування технік тайм-менеджменту без розуміння ідеології дозволить вам використовувати лише невелику частину їх можливостей. Але зрозумівши ідеологію ТМ, ви навчитеся керувати особистим часом і вийдете на новий рівень.

Тайм-менеджмент - багаторівнева система, здатна міняти цінності людини. Від технічного управління часом ви перейдете до роздумів про свої цілі і пріоритети.

Аксіоми тайм-менеджменту:

• у вас завжди є свобода вибору;
• тільки ви несете відповідальність за свої вчинки і вибір;
• без постійного розвитку ви просто амеба.

Навіть невеликі дії змінюють світ на краще. Розвивайтеся, рухайтеся, ніколи не зупиняйтеся.